労働基準監督署からの呼び出しにどう対応するか ～企業が押さえるべき実務と注意点～

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「労働基準監督署から呼び出しの連絡があった」と聞けば、多くの企業担当者が不安や緊張を感じることでしょう。労働基準監督署（以下、「労基署」）からの呼び出しは、会社にとって緊張する場面です。しかし、適切な対応をすることで、会社と社員の信頼関係を守り、より良い職場環境づくりのきっかけになることもあります。
今回は、労基署からの呼び出しを受けた際の対応方法と注意点について、当事務所の理念である「信頼と対話の架け橋」の視点からご説明します。

労働基準監督署とは何か

労働基準監督署は、厚生労働省の地方機関として、労働基準法をはじめとする労働関係法令に基づき、職場における労働条件の確保・改善のための監督指導を行う行政機関です。全国に約300か所設置されており、各地域の労働環境の適正化に向けた監督指導を行っています。

労基署からの呼び出しの主な理由

労基署から会社に連絡が来る主な理由は以下のとおりです。

1. 社員からの申告や相談があった場合
2. 外部からの匿名情報提供（通報）による場合
3. 労災事故の報告を受けて
4. 定期的な調査の一環として

特に社員からの申告（申告監督）は、労基署が動く大きなきっかけとなります。

労働基準法第104条では、労働者が労働基準法などの違反の事実を労働基準監督署に申告しても、そのことを理由に解雇など不利益な取り扱いをしてはならないと定められています。申告者の秘密は守られ、会社側に申告者の情報は開示されません。

呼び出しを受けたときの初期対応

1. 冷静に対応する

まずは冷静さを保ちましょう。労基署からの連絡は必ずしも法令違反を意味するわけではありません。事実確認のための調査や、一般的な労務管理の改善指導の場合もあります。

2. 連絡内容を正確に記録する

⇒ 担当官の名前 ⇒ 連絡の目的・理由 ⇒ 日時や場所 ⇒ 準備すべき書類や資料 ⇒ 出席を求められている人物

これらの情報を正確に記録しておきましょう。

3. 社内での情報共有と対応準備

労基署からの連絡を受けたら、すぐに経営層や関連部署と情報を共有し、対応の準備を始めましょう。特に、呼び出しの理由に関連する部署の責任者や担当者との情報共有は重要です。

調査前の準備

1. 必要書類の準備

労基署の調査では、通常以下のような書類の提出を求められます。

• 就業規則
• 36協定届
• タイムカードや勤怠記録
• 賃金台帳
• 労働条件通知書
• 雇用契約書
• 安全衛生関連の書類

これらの書類は法令で整備・保管が義務付けられているものです。日頃から適切に管理しておくことが大切です。

2. 社内状況の確認

労基署の呼び出しを受けたら、以下のような点を自社で確認しておきましょう。

• 残業時間は適切に管理されているか
• 割増賃金は正しく計算・支払いされているか
• 休憩・休日は法令通り付与されているか
• 安全衛生管理体制は整っているか
• 法定の手続きや届出は適切に行われているか

3. 専門家への相談

労働関係法令は複雑で、自社だけでの対応が難しい場合は、社会保険労務士などの専門家に相談することをおすすめします。専門家は、法令の解釈や実務対応について的確なアドバイスを提供し、会社と労基署との間の建設的な対話をサポートします

労基署での調査対応のポイント

1. 誠実な態度で臨む

労基署の調査に対しては、隠し事をせず、誠実に対応することが重要です。虚偽の報告や書類の改ざんは、状況を悪化させるだけでなく、法的制裁を受ける可能性もあります。

2. 質問には正確に答える

担当官からの質問には、事実に基づいて正確に答えましょう。わからないことは「調べて後日回答します」と伝え、あいまいな回答は避けましょう。

3. メモを取る

調査中の質問内容や指摘事項はメモを取っておきましょう。後の対応や社内での情報共有に役立ちます。

4. 改善の意思を示す

問題点を指摘された場合は、反論するよりもまず改善の意思を示すことが大切です。「信頼と対話」の姿勢で臨みましょう。

よくある指摘事項と対応

1. 労働時間管理の不備

労働時間の管理不備は最も多い指摘事項の一つです。特に以下のような点がよく指摘されます。

• 残業時間の管理不足
• 36協定の未締結または上限超過
• みなし労働時間制の不適切な運用
• 変形労働時間制の不適切な運用

【対応】 適切な労働時間管理システムの導入や、管理職への教育を行いましょう。また、36協定は必ず締結し、労使で合意した上限を守るようにしましょう。労働基準法第32条では、原則として1日8時間、週40時間を超えて労働させてはならないと定められています。

2. 賃金未払い・計算ミス

残業代の未払いや計算ミス、各種手当の不適切な取り扱いなどが指摘されることがあります。

【対応】 賃金計算の仕組みを見直し、必要に応じてシステムを導入しましょう。また、不明点は専門家に相談し、適正な計算方法を確認しましょう。労働基準法第24条では、賃金は通貨で、直接労働者に、全額を、毎月1回以上、一定の期日を定めて支払わなければならないと定められています。

3. 安全衛生管理体制の不備

安全衛生委員会の未設置や、健康診断の未実施、ストレスチェックの未実施などが指摘されることがあります。

【対応】 法定の安全衛生管理体制を整備し、定期的な健康診断やストレスチェックを実施しましょう。また、労働災害防止のための教育や訓練も重要です。労働安全衛生法第18条では、50人以上の事業場では安全衛生委員会の設置が義務付けられています。

是正勧告を受けた場合の対応

調査の結果、法令違反があると判断された場合、是正勧告書が交付されます。是正勧告は命令ではなく行政指導に位置づけられますが、放置すれば強制的な措置に発展する可能性があります。誠実かつ迅速な対応が求められます。

労基署対応で心がけるべきこと

1. 「信頼と対話」の姿勢を大切に

労基署との対応においても、当事務所の理念である「信頼と対話の架け橋」の精神は重要です。労基署と企業は、いずれも「適正な労働環境の実現」という目的を共有しています。対立ではなく、協働の姿勢で臨むことが重要です。

2. 社員とのコミュニケーションを強化

労基署からの指摘は、会社と社員のコミュニケーション不足が原因となっていることもあります。日頃から社員の声に耳を傾け、労働条件や職場環境について話し合える風土づくりを進めましょう。

3. 継続的な労務管理の改善

労基署の調査をきっかけに、自社の労務管理体制を見直し、継続的に改善していくことが大切です。法令遵守は最低限の基準であり、社員がいきいきと働ける環境づくりを目指しましょう。

予防的な取り組み

労基署からの呼び出しを未然に防ぐためには、以下のような予防的な取り組みが効果的です。

1. 法令遵守の徹底

労働関係法令の最新情報を把握し、自社の制度やルールが法令に準拠しているか、定期的に確認しましょう。

2. 労務管理体制の整備

適切な労務管理システムの導入や、担当者の教育を通じて、労務管理体制を整備しましょう。特に労働時間管理と賃金計算は重点的に取り組むべき課題です。

3. 社員相談窓口の設置

社員が労働条件や職場環境について相談できる窓口を設け、問題の早期発見・解決に努めましょう。社内で解決できる問題が労基署への申告につながることを防ぎます。

4. 定期的な自主点検

厚生労働省が提供している「自主点検表」などを活用し、定期的に自社の労務管理状況を点検しましょう。

まとめ

労働基準監督署からの呼び出しは、多くの会社にとって緊張する場面ですが、適切な対応と準備によって乗り越えることができます。最も重要なのは、「信頼と対話」の精神で労基署と向き合い、社員との良好な関係を築くことです。
問題の指摘は、企業体質を見直し、労務管理の質を高める貴重な契機でもあります。前向きに受け止め、改善の機会として活用することが肝要です。法令遵守はもちろん、社員が安心して働ける環境を整えることが、会社の持続的な成長にもつながります。
当事務所では、労働基準監督署への対応でお困りの会社様に対して、専門的なサポートを提供しています。「信頼と対話の架け橋」として、会社と社員、そして行政との間の良好な関係構築をお手伝いします。